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挨拶状の書式 - 事務所移転・会社移転

事務所・会社移転の挨拶状
移転を社外へ通知する挨拶状です。要点を簡潔明瞭に書くことが基本となりますが、日頃の厚誼に対する感謝の気持ちを併せて述べることも大切です。
『事務所移転のお知らせ』等、見出しを付けると内容が分かりやすくなります。

移転先の住所・電話等は目立つように別記に箇条書きします。
又、業務開始日は本文中に書くか別記として移転先住所等と併記します。
電話・FAX番号も変わる場合は、「新」を付け「新電話番号」「新FAX番号」とすると分かりやすいでしょう。
電話・FAX番号は変わらない場合は、「※電話・FAX番号は変更ございません」等書き添えると分かりやすくなります。

スペースに余裕がある場合は地図や最寄り駅等を記載すると親切です。
縦書き、横書きのどちらの書式でも大丈夫ですので、使用する用紙や記載する内容によって選択します。

文章の構成例

1.見出し(タイトル)
ポイント:本文より大きな文字で明瞭に。

  • 例1「事務所移転のお知らせ」
  • 例2「本社移転のご案内」

2.前文の挨拶
  ポイント:時候の挨拶(季語)を入れて丁寧に。又、時候の挨拶は入れずに「時下ますます」等。

  • 時候の挨拶を入れる場合
    例「拝啓 ○○の候 貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます」
  • 時候の挨拶を入れない場合
    例「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
  • 上記の挨拶に続けて
    例「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」

3.移転の通知
ポイント:簡潔に書きます。

  • 業務開始日を入れない場合
    例「さて この度 弊社は左記の通り移転することとなりました」
  • 業務開始日を入れる場合
    例「さてこの度 弊社は左記の通り移転し 平成○○年○月○日より営業を開始することとなりました」
  • 「さて 弊社儀」で書き出す場合(さて 弊社儀はへりくだる意味で行末に下げるか文字を小さくします。)
    例「このたび 業務の一層の効率化を図るため本社を左記に移転することになりました」

4.移転後の決意と抱負 今後の支援のお願い
  ポイント:移転を契機とした決意・抱負を簡潔に述べ、今後の支援をお願いする挨拶を書きます。又、移転についての謝辞や移転先の新設備等を書き添えることも良いでしょう。

  • 例1「これを機に社員一同心を新たにし 皆様のご期待に添うべくより一層の努力をいたす所存でございますので 何卒倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます」
  • 例2「これもひとえに皆様のご支援の賜物と深く感謝いたしております
    つきましては 皆様のご期待にお応えできますよう一層サービスの向上に励む所存でございますので なにとぞ倍旧のお引立てを賜りますようお願い申し上げます」

5.末文の挨拶
  ポイント:まとめの言葉。丁寧な文章で簡潔に。

  • 例1「まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます  敬 具」
  • 例2「まずは略儀ながらご挨拶かたがたお知らせ申し上げます  敬 具」

6.後付(日付と差出人名)

  • 日付は具体的な日にちを入れずに「平成○○年○月」又は「平成○○年○月吉日」とします。差出人については、会社名・役職・氏名を記します。
    はがきや単カードの場合はスペースが限られますので、移転先を別記にせず差出人と並べて記載することもあります。

書式の無料ダウンロード

ダウンロードボタンをクリックしますと、事務所・会社移転の書式ワードファイルをダウンロードできます。オリジナル文章の作成にご活用ください。

事務所移転の書式例1 事務所移転の書式例2 事務所移転の書式例3

使用する用紙

  • 官製はがき:切手を貼る必要が無いので差し出す数量が多い時には便利です。
  • 私製はがき:厚手の白ケント紙や大礼紙等。切手を貼って出します。切手を貼るというひと手間で丁寧な印象になります。
  • 封筒付単カード(白ケント紙又は大礼紙):封書タイプです。丁寧でフォーマルな挨拶状となります。
  • 封筒付二つ折カード(白ケント紙又は大礼紙):封書タイプです。丁寧でフォーマルな挨拶状となります。移転先の情報が大きく記載できますので見やすく、又、地図を入れるスペースも十分です。

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