挨拶状の豆知識 書式と書き方

挨拶状・案内状にはビジネスに使用するフォーマルなものや、私的な形式にこだわらないものなどがあります。
いずれの場合も伝えたい事柄を分かりやすい文章にまとめることが大切です。
挨拶状には独特の言い回しがあり、特にビジネス等公的な挨拶状では礼を失することのないよう、丁寧で格調高い文章を使う必要があります。
又、挨拶状の書式は前文から主文・末文・後付まで、基本的な構成にします。
※フォーマルとは「正式。公式。儀礼的。」なこと。

目次

挨拶状の基本的な構成

【前文】
公的、私的、又、慶事か弔事かによっても言葉を使い分けます。

  • 頭語:「拝啓」ごく普通。「謹啓」より丁寧。「前略」用件のみの簡単な場合に挨拶を省略。
  • 時候の挨拶:季節により異なります。「陽春の候」「新緑の候」「盛夏の候」「錦秋の候」「厳寒の候」等
    「時下ますます」とすることもあります。
    参照:時候の挨拶のページ
  • 安否の挨拶:「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」等
  • 感謝の挨拶:「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」等

【主文】
挨拶状の中心的な部分です。文書の目的により異なりますが、伝えたい事を組み立てよく明瞭にまとめます。

  • 書き出し:「さてこのたび」「さて 私こと」「さて 弊社儀」等
  • 用件:「このたび お陰をもちまして○○いたしました」「さてこのたび弊社は○○いたす運びとなりましたので左記の通りご案内申し上げます」等

【末文】
必要に応じて書き足したり、省略したりすることがあります。

  • 今後の配慮へのお願い:「今後とも倍旧のご指導御鞭撻のほどお願い申し上げます」等
  • 健康を祈る:「末筆ながら皆様のご健康をお祈り申し上げます」等
  • 集結の挨拶:「まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます」等
  • 結語:頭語が「拝啓」の場合は「敬具」が多く用いられます。頭語が「謹啓」の場合は「謹白」「謹言」「敬白」「敬具」等。頭語が「前略」の場合は「草々」

【後付け】
日付け、発信者名(差出人)、宛名(○○○○殿、各位等)を総称したもの。
※A4版の用紙を使用した横書きビジネス文書等の場合は、発信番号とともに前付け(前文の前)に記載することもあります。

【副文】
「なお~」「追伸~」「追って~」等

使用する用紙

  • 官製はがき:切手を貼る必要が無いので簡単なのがメリットですが、簡易的な印象となります。
  • 私製はがき:厚手の白ケント紙や大礼紙。切手を貼って出します。切手を貼るというひと手間で丁寧になりますが、封書と比べると簡易的な印象となります。
  • 単カード・封筒(白ケント紙又は大礼紙):封書タイプです。丁寧でフォーマルな挨拶状となります。文章が少ない挨拶状に適しています。文字数が多いと文字が小さくなるのでその場合は二つ折カードを使用すると良いでしょう。
  • 二つ折カード・封筒(白ケント紙又は大礼紙):封書タイプです。丁寧でフォーマルな挨拶状となります。文字を大きくゆったりとした挨拶状にしたい場合、退任就任、移転、設立、各種案内等に適しています。
  • 三つ折カード(白ケント紙)・封筒(白ケント紙又は大礼紙):封書タイプです。社長交代、役員就任の挨拶状に使用されることが多いです。
  • A4三つ折用紙・封筒(一般紙から高級紙まで):封書タイプです。様々な挨拶状に使用できます。
    参照:用紙について

文例(様々な文例をご覧いただけます)

※テキストのコピー可

文例ワードファイルのダウンロードは終了いたしました。



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